ERP система: малка или голяма и как да разберете, че ви трябва

Когато кажа „ERP система“ пред собственик на малка фирма, обикновено виждам едно от две изражения. Първото е „това е за големите, не за нас“. Второто е „имахме такова нещо, струваше колкото апартамент и никой не го ползва“. И двете са разбираеми. И двете често са грешни.

В Dynomica правим индивидуален софтуер, включително ERP и CRM системи В тази статия ще ви разкажа как да разберете дали ви трябва ERP, каква да е тя – малка или голяма – и кои капани да заобиколите.

Как фирмата разбира, че има нужда от ERP система

Никой не се събужда сутрин с мисълта „днес ми трябва ERP“. Събуждате се с мисълта „защо пак не знаем колко имаме в склада“. Ето симптомите, които виждам най-често:

• Една и съща информация се въвежда на три места – в таблицата за продажби, в програмата за фактури и в тетрадката на склада.
• Никой не знае точната наличност, без да отиде физически да провери.
• Месечната справка отнема дни, защото някой събира данни от пет файла.
• Знанието е в главата на един човек. Когато Мария е в отпуск, никой не знае как се пуска поръчка към доставчика.
• Грешките се откриват от клиента – грешна цена, грешно количество, забравен сервиз.

Ако разпознавате поне три от тези точки, не ви трябва още един Excel. Трябва ви система.

Какво включва една малка ERP

Малката ERP не е „орязана голяма“. Тя е система, направена около реалните процеси на фирма с няколко до няколко десетки души. Обикновено включва:

Склад

Наличности в реално време, приходи и разходи на стока, минимални количества и сигнал, когато нещо свършва.

Продажби

Оферти, поръчки, клиенти и история на всяка сделка. Кой какво е купил, кога и на каква цена.

Фактуриране

Фактура от поръчката с един клик, без преписване. Проформи, кредитни известия, плащания.

Сервиз

Ако обслужвате техника или оборудване – сервизни карти, гаранции, история на ремонтите, графици на техниците.

Справки

Продажби по период, по клиент, по продукт. Печалба. Складова наличност. Нещата, които собственикът иска да види на телефона си в неделя вечер.

Това е. Пет модула, които си говорят помежду си. Звучи скромно, но за повечето малки фирми това е разликата между „управляваме бизнеса“ и „бизнесът ни управлява“.

Кога да мислите за голяма ERP

Голямата ERP има смисъл, когато сложността наистина е голяма, а не когато просто звучи солидно в презентация. Сигналите са:

• Много обекти – няколко склада, магазини или офиси, често в различни градове или държави.
• Много интеграции – онлайн магазин, куриери, банки, счетоводен софтуер, B2B портал за партньори, системи на доставчици.
• Сложно производство или логистика – рецептури, партиди, проследимост.
• Много роли и права – десетки потребители, които трябва да виждат различни неща.

Добрата новина: не е нужно да скачате директно в голямото. Добре направената малка ERP може да расте – с нов модул, нова интеграция, нов обект. Лошата новина: ако първоначалната архитектура е направена „набързо“, растежът става болезнен.

Да купите готова или да поръчате своя ERP система

Това е въпросът за милион (понякога буквално). Честният отговор е: зависи колко специфични са процесите ви.

Готовата система е добър избор, когато:

• процесите ви са стандартни и можете да се адаптирате към софтуера;
• искате да стартирате бързо и с по-малка първоначална инвестиция;
• нямате нужда от много интеграции.

Собствената система има смисъл, когато:

• начинът, по който работите, е вашето конкурентно предимство;
• готовите решения ви карат да правите заобиколки и допълнителни таблици;
• трябва да свържете няколко системи, които готовият софтуер не поддържа;
• плащате лицензи за 50 функции, от които ползвате 5.

Междинен вариант също съществува: готово ядро плюс индивидуални модули и интеграции. Често това е най-разумното.

Как изглежда доставката на етапи от по 2 седмици

Най-големият риск при ERP проектите не е технологията. Рискът е да работите шест месеца „на тъмно“ и накрая да получите система, която решава проблемите от преди шест месеца. Затова ние работим на кратки етапи от по две седмици:

1. Откриване. Разговаряме с хората, които реално ще ползват системата, не само с управителя. Картографираме процесите такива, каквито са, а не каквито пише в правилника.
2. Първи работещ модул. Обикновено този, който боли най-много – често складът или продажбите. След две седмици има нещо, което може да се пипне.
3. Обратна връзка и корекции. Хората го ползват, казват какво не е наред, ние поправяме.
4. Следващ модул. Фактуриране, сервиз, справки – едно по едно.
5. Интеграции и миграция на данни. Свързваме със съществуващите системи и пренасяме историята.
6. Пускане и поддръжка. Системата не е „готова“ – тя живее заедно с фирмата.

Капаните, в които не искате да попаднете

• Дигитализиране на хаоса. Ако процесът е лош на хартия, ще бъде лош и в софтуера. Само по-бързо.
• „Искаме всичко наведнъж.“ Големият взрив почти никога не работи. Малките стъпки работят.
• Никой не отговаря от страна на фирмата. Без вътрешен „собственик“ на проекта системата остава сирак.
• Подценена миграция на данни. Старите таблици винаги са по-мръсни, отколкото изглеждат.
• Изборът само по цена. Най-евтината ERP система е тази, която хората реално ползват. Всичко останало е скъпо.
• Зависимост от доставчика. Питайте чий е кодът, къде са данните и какво става, ако решите да се разделите.

ERP не е софтуер, който купувате. Това е начинът, по който фирмата ви решава да работи – просто записан в код.

Накратко: откъде да започнете

Вземете лист и запишете трите процеса, които ви крадат най-много време всяка седмица. Ако поне един от тях включва преписване на данни от една система в друга, вече знаете откъде да започне вашата ERP система.

В Dynomica имаме над 120 проекта и работим със собствен екип и AI-асистирана разработка, без аутсорс. Ако искате да прецените дали ви трябва малка или голяма ERP, разгледайте dynomica.eu или ми пишете директно на bobibonchev.com/#contact – първият разговор е за това да разберем проблема, не да ви продаваме нещо.

Вижте как правим ERP системи →