Автоматизация на бизнес процеси, която освобождава време на екипа

Автоматизацията за мен не е теория. В агенцията Решения обслужваме клиенти от 17 държави с екип от 5 души – и това е възможно само защото всичко, което може да се автоматизира, е автоматизирано. Същия подход прилагаме с Dynomica и за клиентите си.

За кого е автоматизацията на бизнес процеси

• Фирми, в които поръчките се въвеждат два пъти – веднъж в магазина и веднъж в склада или счетоводството.
• Екипи, които правят едни и същи отчети всяка седмица на ръка.
• Компании, които растат, но не искат да наемат хора само за рутинни задачи.
• Мениджъри, които искат по-малко грешки от ръчно прехвърляне на данни.

Какво автоматизираме

Интеграции между системи

Свързваме CRM, ERP, онлайн магазин, счетоводство и куриери, така че данните да текат сами:

• поръчка от магазина → автоматично в склада и във фактурирането;
• нов клиент в CRM → автоматично в счетоводството;
• изпратена пратка → товарителница и статус без ръчно въвеждане.

Автоматични отчети

Продажби, наличности, марж, просрочени плащания – събрани от различни източници и изпратени навреме, без някой да ги „сглобява“ в понеделник сутрин.

RPA (роботизирана автоматизация)

Когато някоя система няма API, използваме софтуерни роботи, които повтарят действията на човек – влизат, попълват, свалят файлове. Не е най-елегантното решение, но често е най-бързото.

AI там, където се изплаща

Използваме AI за класифициране на запитвания, извличане на данни от документи и чернови на отговори – но само където е по-добро от обикновено правило. Ако една проста формула върши работа, няма да ви продаваме изкуствен интелект.

Как разбираме кое си струва да се автоматизира

Не всичко, което може да се автоматизира, трябва да се автоматизира. Една задача е добър кандидат, когато отговаря на поне няколко от тези условия:

• Повтаря се често – всеки ден или няколко пъти седмично.
• Следва ясни правила – „ако X, направи Y“, без много преценка.
• Грешката струва скъпо – грешна цена, пропусната поръчка, объркан адрес за доставка.
• Данните вече съществуват в дигитален вид, просто са на грешното място.
• Бави клиента – потвърждението, офертата или товарителницата чакат някой да се освободи.

Задачите, които изискват преценка, разговор или творчество, оставяме на хората. Целта не е да заменим екипа, а да го освободим от работата, която никой не обича и която всички правят с въздишка. Обикновено първата автоматизация сама подсказва следващите три – веднъж щом екипът види, че поръчките стигат до склада без копиране, започват да питат „а това може ли и то?“.

Как работим

• 1. Одит на рутината. Записваме кои задачи се повтарят, колко често и колко време отнемат.
• 2. Приоритизиране. Започваме с автоматизациите, които спестяват най-много време или грешки при най-малко усилие.
• 3. Изграждане и тестове. Правим връзките и ги тестваме с реални данни, паралелно със стария процес.
• 4. Наблюдение. Добавяме известия при грешка, за да знаете, ако нещо спре, преди да го забележи клиентът.
• 5. Следващата автоматизация. Когато първата работи, минаваме към следващата в списъка.

Защо ние

• Ползваме го за себе си. Решения работи с клиенти от 17 държави с екип от 5 души и автоматизация, без подизпълнители.
• Dynomica има 18+ години опит и 120+ проекта в индивидуален софтуер, интеграции, RPA и AI.
• Собствен екип, AI-асистирана разработка, без аутсорс.
• Поддържаме собствени SaaS продукти като Roombre и HotDox, където автоматизацията е ежедневие, не презентация.

Свързани услуги

• Ако системите, които трябва да свържем, още не съществуват – вижте ERP система по поръчка.
• Ако основният ви канал е онлайн магазин – вижте изработка на онлайн магазин с bfree, който идва с вградени интеграции с куриери.

Кое бихте спрели да правите на ръка?

Автоматизацията не изисква да смените всичките си системи. Най-често работим с това, което вече имате – магазин, счетоводна програма, CRM, куриерски профили – и просто ги караме да си говорят. Когато някоя система наистина е пречка, ще ви кажем и ще предложим алтернатива, но това е изключение, а не правило. Така рискът е малък, а ефектът се вижда още от първата свързана стъпка.

Изпратете ми една задача, която екипът ви повтаря всеки ден. Ще ви кажа дали може да се автоматизира и приблизително колко работа изисква. Пишете ми тук.