Автоматизация на бизнес процеси: 10 неща, които да автоматизирате още този месец

Имам една любима мярка за това колко добре работи една фирма: колко пъти на ден някой копира нещо от един екран и го поставя в друг. Ако отговорът е „много“, значи има място за автоматизация на бизнес процеси. И то не „някой ден, когато имаме бюджет“, а още този месец.

Говоря от опит. В агенцията ни Решения обслужваме клиенти от 17 държави с екип от 5 души и без подизпълнители. Не защото работим по 20 часа на ден (е, понякога), а защото всичко, което машината може да свърши, я оставяме да го свърши. Хората остават за нещата, които изискват мислене.

Ето десет процеса, които почти всяка фирма може да автоматизира веднага.

1. Седмичните и месечните отчети

Някой във фирмата ви вероятно прекарва всеки понеделник сутрин в събиране на числа от пет места. Продажби, трафик, реклами, плащания. Тези данни вече съществуват – просто трябва да се съберат автоматично и да пристигнат в пощата ви или в табло преди кафето.

Спестено:

2. Издаването на фактури

Поръчка е платена – фактурата трябва да излезе сама и да отиде при клиента. Без някой да я пише ръчно, без „ще я пусна утре“. Същото важи за абонаментите: повтарящите се фактури са идеален кандидат за автоматизация.

3. Напомнянията за плащане

Никой не обича да звъни за неплатени фактури. Добрата новина е, че не е нужно. Учтив имейл три дни преди падежа, втори в деня на падежа, трети седмица след това – и човек се намесва само ако и третият не помогне.

4. Синхронизацията CRM ↔ онлайн магазин ↔ куриер

Това е класиката. Поръчка влиза в магазина, после някой я въвежда в CRM-а, после някой създава товарителница в системата на куриера, после някой пише на клиента номера за проследяване. Четири ръчни стъпки, четири шанса за грешка.

Всичко това може да става само: поръчката създава клиент в CRM, товарителницата се генерира автоматично (Еконт, Спиди, DPD, BOX NOW – всички имат API), клиентът получава имейл с номер за проследяване. Хората се занимават само с изключенията.

5. Онбординг на нови клиенти

Нов клиент подписва – и какво следва? Ако отговорът е „зависи кой е на смяна“, имате проблем. Автоматизираният онбординг изпраща приветствен имейл, въпросник за нужната информация, създава папка и задачи в системата за проекти и напомня на екипа кога какво трябва да се случи.

6. Онбординг на нови служители

Същото, но навътре. Акаунти, достъпи, документи за подпис, списък с първите задачи. Когато това е чеклист, който се пуска автоматично, новият колега не прекарва първия си ден в чакане някой да му даде парола за Wi-Fi.

7. Обработката на запитвания от сайта

Формата на сайта не трябва просто да праща имейл в обща поща, която никой не чете. Запитването може автоматично да влезе в CRM, да се разпредели към правилния човек според темата, а клиентът да получи моментално потвърждение, че е чут.

8. Наличностите и сигналите за склада

Когато стока падне под минимално количество, системата трябва да ви каже – или направо да подготви поръчка към доставчика. Ако научавате, че нещо е свършило, от ядосан клиент, този процес е кандидат номер едно.

9. Резервациите и напомнянията за часове

Салони, фитнеси, кабинети, хотели – всички губят пари от хора, които просто забравят. Автоматично SMS или имейл напомняне ден преди часа намалява неявяванията и не струва нищо на екипа. Точно затова в Krasotata, нашия продукт за салони за красота, онлайн резервациите са в центъра.

10. Мониторингът на сайта и системите

Не искате да разберете, че сайтът ви не работи, от клиент в петък вечер. Автоматичен мониторинг проверява на всеки няколко минути дали всичко е наред и вдига тревога, преди някой да забележи.

Как да започнете автоматизацията на бизнес процеси без да се удавите

Десет процеса звучат като много. Не ги правете наведнъж. Ето подхода, който работи при нас:

1. Запишете всичко, което се повтаря. Една седмица всеки в екипа отбелязва задачите, които прави повече от два пъти.
2. Изберете една болка. Тази, която отнема най-много време или води до най-много грешки.
3. Първо опростете, после автоматизирайте. Ако процесът има 12 стъпки, от които 4 са излишни, не автоматизирайте излишните.
4. Оставете човек за изключенията. Добрата автоматизация покрива 90% от случаите и сигнализира за останалите 10%.
5. Измерете резултата. Колко часа спестихте? Колко грешки изчезнаха? После – следващият процес.

Колко струва да не автоматизирате

Направете една проста сметка. Ако трима души губят по час на ден в преписване и ръчни проверки, това са около 60 часа месечно. Умножете по цената на часа им. Обикновено числото е достатъчно убедително, за да не се налага да ви убеждавам аз. А грешките от ръчното въвеждане – грешна сума, забравена фактура, изпратен на грешен адрес пакет – струват допълнително, и то в репутация.

Какво НЕ трябва да автоматизирате

• Разговорите, в които клиентът е разстроен. Там трябва човек.
• Решения, които изискват преценка – поне докато не сте сигурни, че правилата са ясни.
• Процеси, които се случват веднъж годишно. Понякога ръчното е просто по-евтино.

Автоматизацията не заменя хората. Тя им връща времето, което губят в копиране и поставяне.

Инструменти или собствено решение?

За много от тези процеси стигат готови инструменти и вградените възможности на системите, които вече ползвате. Когато обаче трябва да свържете няколко системи, които не са правени да си говорят, или процесът е специфичен за вашия бизнес, идва ред на индивидуални интеграции. В Dynomica автоматизацията е един от трите ни стълба – интеграции, RPA и AI – заедно с индивидуалния софтуер и нашите SaaS продукти.

Лично аз обичам автоматизацията по една много егоистична причина: всеки спестен час е час, който мога да прекарам на лодка. Препоръчвам ви да намерите своята версия на лодката.

Искате да разберете кои процеси във вашата фирма могат да се автоматизират първи? Пишете ми – ще ви кажа честно откъде бих започнал аз.

Вижте услугата ни за автоматизация на бизнес процеси →